Dès que l’équipe s’agrandit, il devient essentiel d’adopter une solution de messagerie professionnelle. Nom de domaine personnalisé, sécurité renforcée, outils collaboratifs… Autant d’atouts qui font vite défaut aux webmails gratuits souvent utilisés au démarrage d’une activité. Pourtant, nombreuses sont les entreprises qui tardent à faire cette transition.
Et c’est d’autant plus surprenant que l’email est aujourd’hui un pilier de la communication en entreprise. Échanger des fichiers, transmettre des consignes ou planifier une réunion : tout passe par la messagerie électronique. Difficile d’imaginer fonctionner sans elle. Il devient donc urgent de repenser l’outil pour qu’il soit à la hauteur des besoins d’une structure en pleine évolution.
Échange de fichier, planification de réunion ou encore transmission de contenu, quelle est la messagerie professionnelle la plus efficace pour l’évolution de la structure de votre entreprise ?
Un outil de messagerie professionnel et une adresse email crédible pour votre entreprise ?
Utiliser une adresse liée à votre nom de domaine inspire confiance. Cela montre que vous êtes une structure sérieuse, identifiable, et donne à vos interlocuteurs l’envie d’ouvrir vos messages et d’y répondre. C’est un gage de professionnalisme qui renforce votre crédibilité.
À l’inverse, les adresses génériques comme Yahoo, Orange ou Wanadoo sont souvent mal perçues. Associées à des usages personnels ou à des tentatives de fraude, elles peuvent atterrir automatiquement dans les spams, sans jamais atteindre leur cible.
Aujourd’hui, tout le monde est sensibilisé aux questions de sécurité en ligne. Votre adresse email devient ainsi un élément clé de votre image : elle rassure, positionne votre entreprise et renforce la qualité de vos échanges.
Archivage et stockage optimisés pour les documents importants de votre entreprise ?
Une messagerie professionnelle sur le Cloud permet de conserver vos emails et pièces jointes sans craindre la saturation de votre espace de stockage. Vous avez ainsi la possibilité d’archiver tous vos documents importants sans avoir à les supprimer constamment. De plus, si vous supprimez un message par erreur, vous pouvez le récupérer sous 30 jours en contactant votre prestataire informatique.
En revanche, les messageries gratuites offrent un espace de stockage limité. Dès qu’elles sont saturées, vous ne recevrez plus de nouveaux messages entrants. Ce blocage, couplé à l’afflux de spams quotidiens, impacte directement la productivité de vos équipes, qui perdent un temps précieux à gérer ces problèmes.
Des ressources et des outils collaboratifs pour une meilleure organisation ?
Une messagerie professionnelle permet d’optimiser l’organisation au sein de votre entreprise grâce à des outils collaboratifs puissants. Le calendrier partagé et synchronisé est l’une de ces fonctionnalités, facilitant la planification des réunions et des rendez-vous en tenant compte des disponibilités de tous les membres de l’équipe. En outre, il peut être intégré à une gestion des salles, permettant ainsi de réserver facilement une salle de réunion disponible.
Un autre atout important est le carnet d’adresses partagé, qui permet à tous les membres de l’équipe d’accéder rapidement aux informations de contact des clients, fournisseurs et partenaires. Cela élimine la nécessité de chercher manuellement chaque adresse, simplifiant ainsi les échanges et la communication au quotidien.
Un accès simplifié et sécurisé pour vos emails
Opter pour une messagerie Cloud vous permet de consulter et répondre à vos emails où que vous soyez, sur n’importe quel périphérique, que ce soit un smartphone, une tablette ou un ordinateur. L’accès est fluide et sécurisé, sans les contraintes techniques liées à l’hébergement sur un serveur local.
En revanche, choisir d’héberger votre messagerie sur votre propre serveur implique une configuration plus complexe. Vous devez gérer l’installation d’un certificat SSL, le paramétrage d’un accès web et assurer une maintenance régulière pour garantir la sécurité de vos communications. Autant de démarches supplémentaires pour bénéficier du même service d’accessibilité.
Simplifiez la gestion de votre messagerie grâce à la délégation
Une messagerie professionnelle vous permet de déléguer la gestion de certains aspects de votre courrier électronique, en donnant à un collègue l’accès à votre boîte de réception. Cette personne, comme votre assistant, pourra ainsi recevoir vos emails, répondre à vos demandes de réunion et gérer certaines communications en votre nom.
Vous avez un contrôle total sur les autorisations, pouvant lui permettre de lire, créer ou modifier des éléments spécifiques dans votre messagerie. Cette fonctionnalité est particulièrement pratique pour déléguer la gestion de vos plannings, réunions ou autres tâches administratives lorsque vous êtes en congés ou temporairement indisponible, garantissant ainsi une gestion fluide de vos emails en votre absence.
Renforcez la sécurité de votre entreprise avec une messagerie professionnelle
Les messageries professionnelles sont bien plus efficaces pour filtrer les spams, protégeant ainsi votre boîte de réception des messages indésirables. Elles permettent de maintenir une gestion plus fluide de vos communications en éliminant les risques liés aux emails non sollicités.
En outre, elles offrent une protection renforcée contre les attaques informatiques. En détectant les menaces en amont, telles que les liens malveillants ou les pièces jointes dangereuses, elles empêchent qu’elles n’atteignent votre boîte de réception. Cela réduit considérablement les risques liés aux erreurs humaines, comme un clic involontaire sur un contenu nuisible, et protège ainsi mieux votre entreprise contre les cyberattaques.
WhatsApp en est le parfait exemple !
Relancer des prospects avec des messages pertinents et bien ciblés est l’un des leviers les plus efficaces pour susciter l’engagement et renforcer la relation client. Un contenu de qualité, envoyé au bon moment, peut faire toute la différence dans une stratégie marketing.
Dans cette optique, les entreprises peuvent désormais aller plus loin en utilisant le Gestionnaire de publicités pour WhatsApp. Meta permet à présent d’importer directement une liste de contacts abonnés, facilitant ainsi l’envoi de campagnes personnalisées.
Grâce à cette nouveauté, les marques ont l’opportunité d’optimiser leurs communications sur WhatsApp, en s’adressant à une audience qualifiée et déjà intéressée par leurs produits ou services.